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E-Mail Archivierung

Die vorkonfigurierte „out of the box“-Lösung von EMA® garantiert eine revisionssichere und gesetzeskonforme Archivierung Ihrer E-Mails und die langfristige Sicherheit Ihrer sensiblen Daten.
Sie ist:
  • schnell implementiert (ab nur 30 Minuten betriebsbereit)
  • unabhängig von bestimmten IT-Infrastrukturen - Unterstützung aller bekannten Mail-Server Systeme
  • Übernahme bestehender Mail-Daten durch Import-Assistenten
  • niedriger Wartungs- und Pflegeaufwand im laufenden Betrieb
  • die Einstiegsvariante ist bereits ab € 1.800,- erhältlich

Suchfunktionalität
Elektronischer Schriftverkehr in Form von E-Mails enthalten immer häufiger wichtige, geschäftsrelevante Daten wie Bestellungen, Angebote, Rechnungen oder Informationen zu bestimmten Abläufen. Ein schneller, ständiger Zugriff auf diese Informationen muss gewährleistet sein.
  • Originalgetreue Speicherung Ihrer Mails im ursprünglichen Zustand und Format
  • Innovative Suchfunktion (inkl. Dateianhänge) per Volltextsuche und umfassender Zugriff auf das Archiv
  • Wiederherstellung der gewünschten E-Mail per Mouseklick jederzeit möglich

Rechtskonformitität
Handelt es sich um E-Mails in Verbindung mit finanzbuchhalterischen oder handelsrechtlichen Informationen sind Richtlinien zur Langzeitarchivierung und Wiederherstellung sowie grundlegende Basel-II Kriterien und Vorschriften aus dem UStG (§11) und UGB (§190, §212 und §216) einzuhalten. Handelsübliche Email-Server erfüllen die Anforderungen des UGB beispielsweise nicht. Die Lösung von EMA® bietet:
  • Vollständige E-Mail Archivierung im originalen Format inklusive aller Dateianhänge
  • Verschlüsselung (AES) der archivierten Daten vor unbefugtem Zugriff
  • Revisionssicherheit: Fälschungssichere elektronische Signierung der E-Mails zum späteren Nachweis der Echtheit und Originalität und zum Schutz vor Manipulationen
  • Unterstützung diverser Authentifizierungsserver
  • Rechte- und Rollen-Konzept zur optimalen Abbildung betrieblicher Strukturen und Compliance-Richtlinien
  • Vier-Augen-Prinzip für die Zugangskontrolle zu kritischen Funktionen

Weitere Informationen zu unserem Partnerunternehmen Artec finden Sie hier.

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